Daftar isi: [Hide]
Perusahaan maupun organisasi seringkali belum memiliki acuan standar dalam menjalankan tugas. Apalagi, terdapat suatu alur kerja yang harus melibatkan beberapa departemen di dalamnya. Kondisi demikian mengharuskan perusahaan memiliki standar acuan kerja yang dapat digunakan oleh departemen maupun karyawan agar memiliki tanggung jawab.
Untuk mengatasi masalah tersebut, beberapa perusahaan telah menetapkan operasi standar kerja baik untuk divisi, departemen maupun karyawan dalam perusahaan. Dengan adanya operasi standar kerja berupa Standar Operasional Prosedur (SOP), baik perusahaan maupun organisasi agar memiliki tugas yang tertata dengan baik.
Untuk itu, mari kita bahas apa Standar Operasional Prosedur (SOP) tersebut.
Definisi Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur merupakan sistem yang telah terstandarisasi berupa dokumen sebagai acuan, panduan atau pedoman yang digunakan untuk mengerjakan suatu tugas atau pekerjaan. SOP umumnya memiliki struktur dokumen yang sama, namun tetap saja terdapat perbedaan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
SOP tidak hanya ada di perusahaan saja, namun SOP juga dimiliki oleh instansi maupun organisasi. Intinya, SOP akan membuat suatu pekerjaan yang dilakukan pegawai menjadi terarah.
Setiap perusahaan tentunya mempunyai visi misi yang hendak dicapai. Agar setiap elemen perusahaan dapat menuju titik yang sama, hendaknya perusahaan membutuhkan aturan yang dapat diterima semua elemen perusahaan. Selain itu adanya sebuah prosedur yang dapat mengarahkan setiap langkah-langkah kerja yang membuat perusahaan bergerak kian mencapai visi misi perusahaan.
Pengertian SOP menurut para ahli
1. Moekijat (2008)
Menurut Moekijat, SOP merupakan urutan tahap-tahapan tentang suatu pekerjaan dilaksanakan, yang mencakup bagaimana melaksanakannya, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan, bilamana melaksanakannya, dan siapa yang melaksanakannya
2. Insani (2010)
Menurut Insani, SOP adalah dokumen yang didalamnya memuat serangkaian instruksi tertulis dan disahkan. Kemudian, digunakan pada penyelenggaraan administrasi perkantoran melingkupi cara melaksanakan, lokasi penyelenggaraan, kapan dilakukan serta siapa yang terlibat pada kegiatan tersebut.
3. Tjipto Atmoko (2011)
Menurut Tjipto Atmoko, SOP merupakan suatu panduan atau pedoman kerja untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah dan nonpemerintah, usaha dan non-usaha, yang didasarkan pada indikator administratif, teknis, dan prosedur sesuai sistem kerja dan tata kerja pada unit yang berhubungan.
4. Sailendra (2015)
Menurut Sailendra, SOP adalah dokumen untuk mengkonfirmasi bahwa aktivitas yang dilaksanakan oleh perusahaan sudah berjalan dengan baik.
Pada perusahaan berkembang, kerap kali perusahaan belum memiliki SOP yang dijadikan acuan kerja. Hal ini cenderung mengakibatkan ketidakpastian proses kerja dan membuat pengambilan keputusan tidak terukur dan terlambat.
Apalagi SOP menghubungkan departemen bahkan divisi yang berbeda. Dengan keberadaan SOP yang belum ada, maka dapat dipastikan efisiensi belum terlaksana, SOP tidak hanya berguna untuk proses kerja saja, namun juga menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan ketepatan pengambilan keputusan.
Bayangkan jika suatu proses kerja dilaksanakan oleh 3 departemen, ketika SOP belum ada di perusahaan, maka proses transisi operasional bisa saja terganggu. Keberadaan informasi yang belum pasti yang mengakibatkan ketiga departemen memiliki informasi tersendiri. Selain itu, juga akan berakibat fatal kepada penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak ada berpatok.
Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Perusahaan mungkin akan lebih ribet jika ada SOP karena akan terpatok pada dokumen dalam mengerjakan SOP. Namun, ketidakpatian alur dalam pekerjaan dikarenakan tidak adanya SOP akan membuat karyawan menjadi bimbang dalam melakukan pekerjaannya.
Untuk itu, keberadaan SOP lebih terasa manfaatnya pada perusahaan. Berikut ini manfaat apabila SOP sudah diterapkan di perusahaan.
1. Transparansi informasi
Setelah SOP telah melakukan serangkaian proses approval dan terbit, maka SOP tersebut telah menjadi dokumen perusahaan. Dalam hal ini, dokumen SOP mendapat transparansi karena pada dasarnya, dokumen SOP memang digunakan untuk karyawan.
Pada umumnya, di dalam SOP terdapat flowchart beserta penanggung jawab yang mengidentifikasi bagaimana suatu alur pekerjaan berjalan. Dari sini, pembaca akan tahu apa yang dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas proses tersebut.
2. Konsistensi informasi
Manfaat yang kedua yaitu memberikan konsistensi informasi. Dikarenakan SOP bersifat tertulis maka dokumen tersebut memuat informasi yang jelas dan konstan. Di dalam perusahaan, SOP juga terdapat file master yang dipegang oleh pihak berwenang, sehingga acuan akan tetap ada jika suatu hari ada ketidaksamaan SOP antar satu sama lain.
Konsistensi dibutuhkan dalam pekerjaan. Selain memberikan kemudahan dalam penyaluran informasi, konsistensi informasi juga mempercepat pekerjaan. Dengan itu, setiap tahap-tahap akan mulai terekam guna meningkatkan produktivitas karyawan.
3. Mengurangi terjadinya kegagalan
Selain konsistensi, SOP juga berguna untuk mengurangi terjadinya kegagalan pada proses kerja. Kegagalan disini mencakup kualitas mutu produk dan dan keselamatan kerja. Tentu saja, menghindari bahaya yang memungkinkan terjadi harus diprioritaskan untuk dihindari di perusahaan.
Dengan mengikuti panduan yang ada dalam SOP, maka bahaya akan dapat dihindari. Maka dari itu perlu kepatuhan untuk mengikuti panduan agar tidak terjadi hal yang mengancam cacat produk, bahaya operasional dan pencemaran lingkungan.
4. Legalitas
SOP merupakan prosedur yang telah terstandarisasi mengikuti peraturan yang ada, baik dari peraturan perusahaan maupun pemerintah. Setiap proses akan mem verifikasi legalitas untuk memastikan setiap peraturan telah dipenuhi.
Beberapa SOP seringkali menyisipkan dokumen yang berkaitan dengan hukum untuk kelangsungan aktivitasnya. Seperti dokumen yang dijadikan persyaratan, untuk melakukan kegiatan ekspor impor dan lain-lain.
5. Sebagai standar pembelajaran
Manfaat selanjutnya yaitu menjadikan SOP sebagai standar pembelajaran. Maksud disini, SOP tidak hanya digunakan oleh karyawan yang sudah bekerja lama di perusahaan, namun juga rekrutan baru.
Alangkah baiknya jika karyawan baru mengetahui aturan dan SOP untuk penciptaan lingkungan pekerjaan yang lebih produktif. Karyawan baru tentu akan lebih cepat beradaptasi terhadap pekerjaannya dengan mengetahui standar operasional prosedur.
6. Acuan kedisiplinan kerja
Dengan adanya SOP, secara tidak langsung akan memberikan kedisiplinan lingkungan kerja. Karyawan akan mengetahui alur kerja mereka sehingga tidak akan kebingungan langkah berikutnya akan seperti apa.
Memang dalam perusahaan, kedisiplinan sudah ditetapkan dalam aturan yang lain. Namun, SOP memberikan kedisiplinan dalam melakukan pekerjaan, waktu yang digunakan serta tempat terlaksananya pekerjaan.
7. Meningkatkan kapabilitas pekerjaan
Kapabilitas merupakan kemampuan atau potensi untuk menjalankan serangkaian aktivitas tertentu. Mengapa SOP dapat meningkatkan meningkatkan kapabilitas pekerjaan?
Prosedur menjabarkan setiap proses antar posisi. Dari sini, muncul keterlibatan dan kolaborasi untuk menciptakan kinerja yang tepat. Potensi untuk memperkuat keberhasilan akan terwujud bila semua aspek pekerjaan terlaksana dengan baik. Jadi dengan melibatkan seluruh aspek baik itu departemen terkait, maka potensi mereduksi kesalahan akan semakin tinggi.
Struktur Standar Operasional Prosedur (SOP)
Pada umumnya, dokumen SOP akan membuat beberapa komponen seperti:
- Maksud dan tujuan, memuat penjelasan mengapa SOP ini dibuat dan untuk perihal apa saja dokumen ini digunakan.
- Flowchart, menerangkan alur proses kerja menggunakan simbol-simbol notasi flowchart. Berkaitan dengan Business Process Management Notation (BPMN) sebagai acuan penggunaan simbol dalam SOP. Selain itu, dalam alur proses, akan disertakan dengan posisi atau departemen yang melakukan kegiatan tersebut.
- Keselamatan kerja, menerangkan kemungkinan atau potensi terjadi kecelakaan kerja serta bagaimana cara menanggulanginya.
- Glosarium, memuat istilah atau makna dari kata maupun frasa kata di dalam dokumen SOP. Glosasrium menjelaskan definisi kata baik bahasa Indonesia maupun bahasa asing.
Perlu diingat, Sebelum SOP digunakan harus terdapat approval dari posisi terkait. Dengan begitu, setiap departemen sudah menyetujui kelengkapan dan dokumen SOP dan sudah siap diterbitkan. Selain itu, terdapat juga dokumen kontrol yang memanajemen SOP di perusahaan.
Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) di berbagai bidang
Pastinya, isi SOP di berbagai bidang berbeda-beda, namun tetap mengikuti struktur penulisan yang telah diberlakukan. Berikut ini contoh SOP di berbagai bidang.
- IT
- Permintaan dan pembagian perangkat elektronik
- Manajemen pemeliharaan sistem absensi karyawan
- Penggunaan jasa IT support
- Produksi
- Pengadaan bahan baku dari pemasok
- Pemilihan supplier potensial untuk pengadaan produksi
- Produksi bahan mentah menjadi produk setengah jadi
- HRD
- Penyelenggaraan seleksi karyawan
- Penerimaan karyawan baru dan pemberian gambaran perusahaan
- Resign karyawan
Keberadaan SOP memang memberikan banyak manfaat, salah satunya meningkatkan kapabilitas pekerjaan. Dengan adanya SOP, maka proses kerja karyawan akan lebih terstruktur dan terarah.
