Surat Niaga: Pengertian, Fungsi, Jenis dan Contohnya

Bicara soal bisnis, pastinya tidak lepas dengan dokumen yang berkaitan dengan jual beli hingga ekspor dan impor. Dengan kata lain, setiap dokumen memiliki fungsinya masing-masing untuk menunjang kegiatan bisnis.

Salah satunya yaitu dokumen dalam bentuk surat yang berguna untuk menyampaikan komunikasi antar pihak pihak terkait. Namun, ketika bicara tentang surat pastinya akan ada banyak jenisnya dan memiliki fungsinya masing-masing. Bagi kalangan pebisnis, mungkin tidak asing lagi dengan surat niaga.

Dalam sebuah bisnis, dikatakan surat niaga memiliki peran penting dan memiliki banyak fungsi. Bagi kamu yang belum tahu, jangan khawatir karena disini kita akan membahas seluk beluk surat niaga hingga contohnya. Jadi simak artikel iin sampai habis.

Apa itu Surat Niaga?

Sesuai dengan namanya, surat niaga merupakan salah satu jenis surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh perusahaan untuk menunjang aktivitas bisnis meliputi proses komunikasi, penawaran barang-barang dan lain sebagainya. Hubungan antar perusahaan tentunya memerlukan komunikasi untuk aktivitas yang dijalankan, dari sini surat niaga hadir untuk menjembatani hubungan antar perusahaan tersebut.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat niaga merupakan surat untuk niaga seperti jual beli, kwitansi, surat penawaran, dan surat penagihan. Pengertian tersebut merujuk kepada aktivitas dalam bisnis sehingga sering disebut surat bisnis.

Surat niaga dibuat dengan penulisan dalam bentuk resmi, artinya bahasa yang digunakan dengan bahasa baku serta mengikuti kaidah penulisan surat yang baku atau resmi. Isi surat niaga cenderung berupa formulir agar maksud yang dituju lebih mudah dimengerti serta proses pengisian dapat tertata rapi dan efisien.

Bicara soal niaga, pasti tidak lepas dari proses tawar menawar. Niaga hadir untuk memperoleh keuntungan atas produk atau jasa yang ditawarkan. Maka surat niaga juga ditulis demikian. Sederet penulisan kalimat atau paragraf dalam surat niaga menggunakan kata kata yang persuasif. Makna dari persuasif yaitu bersifat mengajak, atau dalam artian lain menarik perhatian. Tidak serta merta mengajak, dibalik itu pastinya terdapat maksud dan tujuan yang jelas serta mudah dimengerti.

Perlu diketahui, surat niaga juga bersifat intern. Artinya, surat niaga juga dapat digunakan untuk hubungan antar pihak di dalam perusahaan. Selain itu, surat niaga juga menjadi penghubung antara cabang cabang dalam perusahaan. Surat niaga juga bersifat ekstern. Artinya surat niaga dapat menjadi komunikasi antar perusahaan atau di luar perusahaan, bisa berupa organisasi maupun perorangan.

Surat niaga dapat dibuat oleh perseorangan maupun perusahaan. Perlu diingat, surat niaga terdapat beberapa jenis dan dibuat sesuai kebutuhan. Maka dari itu, surat ini tidak dibuat sembarangan, melainkan atas kebutuhan atau keperluan seperti penawaran dan permintaan produk.

7 Fungsi Surat Niaga

Ada beberapa fungsi surat niaga, yaitu sebagai berikut.

1. Bukti nyata adanya perjanjian.

Beberapa jenis surat niaga digunakan untuk membuat kesepakatan. Dengan dibuatkan surat niaga, berarti telah dituangkan perjanjian dan telah disetujui oleh kedua belah pihak. Surat niaga ini dijadikan sebagai bukti bahwa kesepakatan itu memang ada dan dibuat dalam waktu tertentu

2. Sebagai alat pengingat.

Surat niaga tentu melampirkan beberapa informasi dan diarsipkan oleh perusahaan. Ketika suatu informasi dibutuhkan, surat niaga menjadi jawaban dan dijadikan referensi untuk mengambil keputusan.

3. Pedoman kerja dalam menjalankan tugas.

Informasi dalam surat niaga beragam sesuai jenisnya. Sebagai contoh, terdapat beberapa jenis surat niaga yang menyampaikan informasi kuantitas dan jenis produk yang akan dikirim. Maka dari itu, terdapat beberapa divisi yang membutuhkan informasi tersebut untuk dijadikan acuan dalam menjalankan tugasnya.

4. Sebagai alat promosi.

Dibalik surat niaga yang bersifat persuasif, artinya surat niaga dapat dijadikan sebagai alat atau sarana promosi. Kegiatan promosi antara lain memperkenalkan produk, harga, promosi dan lain sebagainya.

5. Mencegah terjadinya kesalahpahaman.

Komuni langsung tidak menutup kemungkinan terjadinya kesalahpahaman baik disebabkan oleh human error ataupun informasi yang berbelit-belit. Dengan adanya surat niaga, informasi akan dituangkan secara tertulis serta telah dirancang dengan baik dan rapi sebelumnya.

Sangat besar kemungkinan informasi akan diterima dan dimengerti dengan mudah sehingga menghindari terjadinya kesalahpahaman. Selain itu, dokumen juga tidak akan lenyap sehingga adanya bukti terhadap suatu informasi.

6. Duta atau wakil perusahaan dalam menyampaikan informasi.

Perusahaan tentunya tidak langsung terjun untuk bertemu dengan klien atau perusahaan lainnya, apalagi skala perusahaan besar. Untuk itu, surat niaga berfungsi sebagai alat sekaligus wakil dalam menyampaikan informasi. Dengan menggunakan surat, menyampaikan informasi dapat terlaksana secara efisien dan mudah menyampaikan informasi yang sama kepada banyak pihak.

7. Sebagai bukti sejarah berjalannya perusahaan.

Setiap waktu, perusahaan tentunya menjalankan aktivitas yang berbeda sesuai dengan kondisi yang berlangsung. Dengan adanya surat niaga yang diarsipkan, secara tidak langsung akan menciptakan history atas perjalanan dari waktu ke waktu perusahaan. Informasi tersebut dapat memberikan gambaran kemajuan ataupun kemunduran perusahaan.

Jenis-Jenis Surat Niaga

Terdapat sejumlah jenis surat niaga yang biasanya diperuntukkan kepada fungsi yang berbeda juga. Jenis-jenis surat niaga antara lain sebagai berikut.

1. Surat niaga perkenalan

Perkenalkan perusahaan dapat dikirimkan dalam bentuk surat niaga. Didalamnya memuat informasi mengenai perusahaan, lokasi perusahaan produk layaknya seperti perkenalan perusahaan pada umumnya.

Isi surat juga bersifat persuasif karena surat niaga perkenalan bertujuan untuk adanya kerja sama atau transaksi terhadap sebuah produk. Maka dari itu, isi surat umumnya menonjolkan kelebihan sehingga memunculkan ketertarikan dibandingkan perusahaan lain.

2. Surat niaga penawaran

Surat niaga penawaran digunakan untuk menawarkan jenis produk yang akan dijual. Biasanya surat niaga penawaran dibuat karena adanya permintaan penawaran dari pihak lain.

Melalui surat ini, akan diberitahukan mengenai penawaran produk secara mendetail untuk memberikan kepastian sebelum melakukan pemesanan.

3. Surat niaga permintaan penawaran

Surat ini biasanya muncul ketika calon buyer tertarik atas penawaran dan mengirim permintaan penawaran sebelum terjadinya pemesanan produk.

Di dalam isi surat, biasanya calon buyer akan melampirkan permintaan mengenai harga produk, promo dan lain sebagainya.

4. Surat niaga penolakan penawaran.

Surat niaga penolakan penawaran diterbitkan karena terjadinya penolakan atas penawaran yang terjadi sebelumnya. Dalam membuat surat ini harus hati-hati supaya tidak berakibat fatal cenderung merendahkan perusahaan lainnya.

Adapun di dalam surat ini berisi alasan mengapa terjadinya penolakan dan ucapan permintaan maaf atas penolakan yang dilakukan.

5. Surat niaga pemesanan

Surat niaga berikutnya yaitu surat niaga pemesanan. Surat ini diterbitkan oleh perusahaan atau lembaga untuk dijadikan bukti terjadinya transaksi jual beli. Bisa dibilang, surat ini dijadikan bukti sah apabila nantinya terdapat kesalahpahaman terkait pemesanan.

Surat ini terbit karena salah satu pihak tertarik dengan penawaran yang dikeluarkan. Sebagaimana dalam proses bisnis, pastinya tidak lepas proses tawar menawar sebelum adanya pesanan. Surat ini dibuat oleh klien kepada penjual yang berisi produk, kuantitas produk yang akan dipesan.

6. Surat niaga pemberitahuan pengiriman barang

Ketika penjual akan mengirim barang atau menggunakan jasa ekspedisi tertentu, penjual akan mengabarkan bahwa barang akan dikirim kepada pembeli.

Biasanya, dalam surat ini memuat informasi berupa pemberitahuan mengenai jumlah pemesanan. Surat ini berfungsi sebagai alat pembanding terkait dokumen dan produk yang akan diterima apakah sesuai jenis dan kuantitasnya.

7. Surat niaga pengaduan atau komplain

Pengaduan merupakan bentuk pernyataan atas peristiwa yang terjadi yang merugikan salah satu pihak. Pada proses bisnis, peristiwa kecelakaan atau ketidaksesuaian produk sangat mungkin terjadi akibat faktor internal maupun eksternal.

Oleh karena itu terbitlah surat pengaduan sebagai pesan komunikasi atas terjadinya peristiwa yang merugikan. Sebelumnya, penjual dan konsumen telah menyepakati perjanjian tentang apabila ada kerusakan atau ketidaksesuaian produk. Dalam hal ini, surat pengaduan berfungsi untuk memberikan respon ketidaksesuaian produk, semisal kuantitas produk tidak sesuai, cacat, dan lain-lain.

8. Surat niaga tagihan

Ketika produk sudah sampai ke konsumen, maka muncul surat niaga tagihan untuk menginformasikan kepada pembeli terkait nominal yang harus dibayar atas produk yang dibeli. Surat ini menjadi alat komunikasi atas produk yang telah diterima agar pembeli membayar produk tersebut atas periode waktu yang telah ditetapkan.

9. Surat niaga penangguhan pembayaran

Surat ini terbit karena adanya penangguhan pembayaran akibat menjual menyediakan pembayaran kredit dalam transaksi kepada pembeli. Oleh karena itu, surat penangguhan ini berfungsi untuk memberitahukan adanya tunggakan pembayaran kepada pembeli.

Dalam surat ini, biasanya dilampirkan juga pertanyaan kapan akan membayar tagihan tersebut.

Contoh Surat Niaga

Dalam membuat surat niaga, ada beberapa poin yang harus diperhatikan terlepas dari apapun jenisnya, yaitu

1. Isi surat menyebutkan maksud dan tujuan dibuatnya surat niaga tersebut. Perlu diingat, maksud dan tujuan tersebut bisa beragam namun harus tertulis dengan jelas.
2. Menyebutkan kuantitas dan jenis produk yang akan dipesan secara rinci. Hal inii akan membantu untuk memahami apa yang dipesan sehingga mereduksi kesalahan pengiriman.
3. Menyebutkan cara dan jenis pembayaran. Jenis dan cara pembayaran berguna untuk memperlancar proses transaksi.
4. Menyebutkan cara mengirim produk yang akan dipesan. Mengingat cara mengirim produk terdapat beberapa opsi.
5. Menyebutkan cara packing dan jenis packaging yang digunakan terhadap produk yang tertera di surat niaga.

Berikut ini contoh surat niaga pemesanan barang

Anugerah Makmur Perkasa

Produksi Keramik

Jl. Mekar Bunga No.55 Denpasar Indonesia,

Tel. (021) 987654

 

Nomor: 001/AMP/II/2023

Kepada Yth.

Direktur PT. Maju Jaya Packaging

Hal: Surat Pemesanan Barang

Dengan hormat,

Sehubungan dengan stok packing kami untuk packaging beberapa produk maka melalui surat ini, Kami dari perusahaan PT. Anugerah Makmur Perkasa ingin memesan barang-barang sebagai berikut:

1.     Packaging Kardus tipe YT123 1500 Pcs
2.     Packing Kayu ukuran 1×1 meter 500 Pcs
3.     Bubble Wrap 100 Pcs

Kami berharap barang tersebut dapat diterima selambat-lambatnya 4 hari setelah surat pesanan diterima.

Proses pembayaran akan kami lakukan melalui Bank XYZ melalui nomor rekening 123.456.789 atas nama PT. Anugerah Makmur Perkasa.

Atas ketersedian Bapak/Ibu untuk memenuhi pesanan yang terlampir, kami ucapkan terimakasih.

Denpasar, 22 Februari 2023

Hormat Saya,

 

Riko

Procurement Packaging

 

Nah, itulah penjelasan mengenai surat niaga dan juga salah satu contohnya. Baca informasi bermanfaat lainnya untuk membantu mengembangkan bisnis impianmu.